از جمله مشکلات و محدودیتهایی که درسیستم گردشدر سیستم دستی مکاتبات فعلی می توان به کندی در ذخیره و بازیابی اطلاعات مستندات در گردش ، محدودیت در فراهم سازی اطلاعات مورد نیاز ، تولید حجم بالایی از مستندات کاغذی ، مفقود شدن اسناد ، دشواری دسته بندیی و استخراج اطلاعات و ... اشاره کرد. هدف نهایی این سیستم ، حذف مکاتبات کاغذی و جایگزینی آن با نظامی الکترونیکی است. برای دستیابی به این هدف سیستم از امکاناتی بشرح زیر برخوردار است : توانمندیهای سیستم اتوماسیون اداری سامان نگاره · پشتیبانی از دبیرخانه های غیرمتمرکز و متمرکز · امکان شماره دهی خودکار یا غیر خودکار · ثبت نامه وارده و ارسال الکترونیکی آن به مقصد داخلی · امکان پویش نامه و ضمائم آن · ثبت اقدامات انجام شده در گردش نامه · امکان ارتباط با ویرایشگر Word · قابلیت ردیابی سوابق نامهها · امکان جستجوی نامه به روشهای مختلف · امکان بایگانی غیرمتمرکز و درختی · امکان طبقهبندی موضوعی مستندات · پینوشت یا یادداشتدهی