از جمله مشکلات و محدودیتهایی که درسیستم گردشدر سیستم دستی مکاتبات فعلی می توان به کندی در ذخیره و بازیابی اطلاعات مستندات در گردش ، محدودیت در فراهم سازی اطلاعات مورد نیاز ، تولید حجم بالایی از مستندات کاغذی ، مفقود شدن اسناد ، دشواری دسته بندیی و استخراج اطلاعات و ... اشاره کرد. هدف نهایی این سیستم ، حذف مکاتبات کاغذی و جایگزینی آن با نظامی الکترونیکی است. برای دستیابی به این هدف سیستم از امکاناتی بشرح زیر برخوردار است :
توانمندیهای سیستم اتوماسیون اداری سامان نگاره
· پشتیبانی از دبیرخانه های غیرمتمرکز و متمرکز
· امکان شماره دهی خودکار یا غیر خودکار
· ثبت نامه وارده و ارسال الکترونیکی آن به مقصد داخلی
· امکان پویش نامه و ضمائم آن
· ثبت اقدامات انجام شده در گردش نامه
· امکان ارتباط با ویرایشگر Word
· قابلیت ردیابی سوابق نامهها
· امکان جستجوی نامه به روشهای مختلف
· امکان بایگانی غیرمتمرکز و درختی
· امکان طبقهبندی موضوعی مستندات
· پینوشت یا یادداشتدهی